Zpracováváte měsíčně stovky faktur? Pak neplýtvejte časem na přepisování dat z dokumentů do systému. Díky vytěžovacím systémům integrovaným s myTEAM® se faktura založí skoro sama. Do systému vstupuje faktura přes modul Podatelna, buď jako elektronický dokument, který lze také vytěžit, nebo přijde fyzicky poštou. Pak se zaeviduje do seznamu zásilek, naskenuje se, opatří se čárovým kódem a tento naskenovaný dokument se uloží do myTEAM® k zásilce. Z této naskenované faktury vytěžovací systém vyčte data a sám je uloží do myTEAM®. Výsledkem je tedy rovnou založená hlavička faktury v evidenci faktur přijatých s dokumentem a vyplněnými údaji. Účetní pak může fakturu vyhledat, případně doplnit vlastní poznámky a údaje, které nelze vytěžit (např. kontace), a poslat ke schválení.

Systémy

myTEAM® dokáže při vytěžování faktur spolupracovat již se dvěma systémy – KOFAX a DOCU-X OCR. Oba pracují na velmi podobných principech, rozdíly jsou patrné především u validací a u pořizovacích cen, kdy licenční model je vázán na počty vytěžených stránek. DOCU-X OCR tedy představuje dostupnější variantu z obou systémů.

Údaje jsou z dokumentů vytěžovány pomocí šablon a klíčových slov. Algoritmus DOCU‑X OCR se podobně jako KOFAX v průběhu času učí, ve kterých částech dokumentu najde jakou informaci (právě díky šablonám – po přibližně pěti dokumentech stejného dodavatele je vytěžení údajů stoprocentní), a uloží ji do správného pole v myTEAM®. Čím víc faktur vytěžíte, tím lepších výsledků při automatickém vytěžování dat dosáhnete. Již nemusíte data přepisovat do formuláře v myTEAM®, takže snížíte jak pracnost, tak množství potenciálních chyb při manuálním přepisování. U šablon lze nastavit, že pokud jsou všechny vytěžené údaje validní, data se automaticky exportují do myTEAM® a obsluha nemusí v DOCU-X OCR do procesu vůbec zasahovat.

Oba systémy umožňují automatickou validaci (kontrolu) vytěžených i zadaných údajů. Při vytěžení nebo zadání hodnoty atributu dojde ke kontrole hodnoty například vůči číselníku partnerů.  Pokud je hodnota chybná, je vytěžený atribut zvýrazněn červeně a je zobrazen důvod, proč je daná hodnota nesprávná.

DOCU-X OCR nabízí jednak přednastavené validace, které jsou nativní součástí systému, tak i validaci na úrovni databáze pomocí uložených procedur. Díky tomu jsou validace velmi flexibilní a dají se nastavit dle požadavků konkrétního typu dokladu. Na rozdíl od systému KOFAX je DOCU-X OCR při vytváření validací pružnější, u KOFAXu je nutné nové validace objednat u dodavatele vytěžovacího softwaru, u DOCU-X OCR umí validace nastavit přímo KVADOS.